こんにちは、森田です。
数ヶ月前のある日、クライアント先で
その月に出すハガキDMの宛名印刷を
することになりました。
配布数は2000通。
クライアントの顧客リスト中から
配布先リストを選定し、
クライアントのお店にある
オフィス用のコピー機を使って宛名を印刷します。
2000通といっても、
2000人分の宛名データを作成して
あとは、勝手にプリンターが印刷してくれるだけじゃんと
特に大変なことでは無いと
思われたかもしれません。
が、しかしクライアントのコピー機には
ハガキが100枚ほどしか一度に入らないのです。
なので、
２０回以上ハガキが切れたら補充する
といった作業が必要になります。
2000枚印刷となると、
約３時間かかります。
ハガキを補充するために
プリンターから離れることもできません。
結構、大変な作業と思いませんか？
でも、
この印刷している間が
社長を含め社員さんやパートさんと
何気ない会話や商品、お客さんとのやりとり
などについてリサーチできる
良い機会になっていました。
宛名印刷当日の午前中
エクセルで作ったリストをワードの差し込み印刷の
機能を使って、印刷を開始しました。
順調に半分の1000枚ほど印刷したところで
昼の12時を過ぎ、お昼の時間帯となりました。
社長から、
「森田さん、お昼食べに行こう」
と言われ、途中だった印刷を中断して
一緒にお昼を食べにいくことに。
現状の状況やこれからについて話をして
お店に戻り、残りの印刷をはじめます。
そして、そこから1時間半ほど、
ハガキを補充しながら2000枚全ての
印刷終えました。
印刷を終えたら、あとは郵便局に
出すだけです。
経理の方が出してきますよ〜
と言ってくださったのですが、
ハガキ2000枚となると
結構重たいので僕も一緒について
行きました。
あれ、数が合いませんねぇ
郵便局では、配布数が多くとなると
１枚１枚数えるのでは無く重量で枚数計算をします。
例えば、
ハガキ50枚だけとりあえず数えて
重さを測ります。
50枚が150gとわかれば
あとは、重さから
逆算して枚数を出すのです。
つまり今回だと、
持っていったハガキの総重量が
6000gなら2000枚になる
といった感じです。
それで測ってもらったところ、
「2100枚で良いですか？」
との回答が。
「え、いや2000枚ですけど…」
「もう一度、測り直してみますね。」
と言われ、再度測り直していただきました。
結果、、、
やっぱり100枚ほど多いとの回答…。
（そんな馬鹿な！？2000枚のはず…）
と、冷や汗を出しながら困っていたところ
正確な数を測るために、
郵便局の方々が重量での計測ではなく
わざわざ実際に数えてみると
言ってくださり、
しばらく待つことになりました。
（顧客リスト数は2000。
それを印刷したのだから
2100枚なんてことは無い。
きっと何かの間違い
でも、もし2100枚だとしたら
100人分を２回印刷していること
になるのか…）
と、もしかしたら
印刷ミスをしてしまったという恥ずかしさと
印刷費を無駄にしてしまった申し訳無さ
そして、
いや、ミスはしていない！というかすかな希望を信じている
複雑な心境で結果を待ちました。
結果、、、
100枚多かったんですorz…
2100枚印刷していました。
一体どこで100名分被って印刷してしまったのか？
記憶を振り返ると、一番可能性が高いのは
印刷を中断してお昼に出かけた時です。
お昼から戻ってきて印刷を開始した時に
顧客リストが100人分被ってしまった可能性が
高いと考えました。
つまり、午前中の最後に印刷された100枚と
午後の最初に印刷された100枚が
きっと被っているということです。
ミスはしてしまいましたが
この100人分を抜き出すのは簡単です。
なぜなら、印刷した順番に
ハガキを重ねていたからです。
午後に印刷を開始した顧客番号から
100人分を抜き出すだけだと思い
経理の人に、事務所に戻って修正しますと
話をしました。
しかし、ここで郵便局員の方から驚きの発言が
「すみません、
ハガキを数える前に手元が滑って
全て落としてしまいました」
まさかの、
今手元に帰ってきた2100枚のハガキの
順番はバラバラ。
このハガキの束から
被っているリスト100枚分を見つける
作業が必要になったのです。
仕方がありません。過去を変えることはできません。
意気消沈して、お店の一角で肩を落としながら
一枚一枚名前を確認して
被っているハガキをピックアップしていました。
時々、積み上がっているハガキの山を見て
途方も無いなと感じましたが
やるしかないと思って作業を続けました。
すると
「一人でやるの大変でしょ、手伝うよ。」
と、状況を知った社員さんとパートさんが
わざわざ仕事を中断してパートさんと
一緒に探してくれたのです。
ありがたい！
最終的に100枚のハガキを無事
見つけることができて、予定どおり
発送することができました。
社長に一連の流れを報告した時には
人件費分請求するから（笑）と、
言われてしまいましたが・・・
（ちなみに、請求はきていません^^;）
日頃のちょっとしたやりとりが重要
セールスライターが継続的に
クライアントと付き合いを続けていくためには
信頼関係を築くことが大切
というのは、聞いたことがあると思います。
僕自身これを聞いた時に
クライアント、つまり社長との信頼関係を築く
ことを意識していました。
でも、この一件があり
社長だけではなく、社員さんやパートさんなど
その会社で働く方々含めクライアントであり
信頼関係を築いていくべきなのだと思いました。
そのためにも、打ち合わせ等で訪問した際には、
社員さんやパートさんとも
何気ない会話をしたり、商品やお客さんについて
伺ったりということも意識的にしてもらうと
良いのではないかと思います。
P.S. 会話をする際には、仕事の邪魔にならないようにする
注意は必要です。
P.P.S.
クライアントとの契約を継続的にしていきたい。
もし、そうであればコチラの記事がオススメです。
自分の姿勢を改めるキッカケと自分の《伸びしろ》を感じました！