From:脇田優美子
1日の過ぎるのが早過ぎて、時間に振り切られそうになりながら時間を追いかけている毎日です。
時間を振り切って走り抜けられるようになるまで、止まらず前進するしかありません。
実際にクライアントさんと日々決めたことに取り組もうとしても、遅れる理由がさまざまに発生してきますが、それをそのまま受け入れるわけにはいきません。決めたことをきちんとかたちにして、一歩一歩突き進んでいくためにどうしたらよいのか、気づいたことがあります。
デッドラインを決めて守る
企画を立ててそのための施策をクライアントさんと決めたなら、必要な資料をお送りいただいたり細部の確認や相談など、やりとりがあれこれと発生します。
社長であるクライアントさんご自身にしか決定権がない場合、その方と連絡が取れなければ話が進みませんし、確認作業が必要な時はその作業にとりかかっていただかない限り、そこから後ろの予定が止まってしまいます。
現実に担当させていただいているクライアントさんは実店舗を経営されているのですが、朝から外に営業に出て一日中戻らない日もかなりあって、クライアントさんにお渡しする資料の確認作業が先延ばしになってしまうことがままあります。
夜中になって、お詫びのメッセージをいただくことがしばしばです。クライアントさんの事業内容はわきまえていますので、出張から戻ってお疲れだろうと理解はしているのですが、ここで単に「では、明日お願いします…」というようなご返信をしてしまうと、また明日も完了できない、ということが起こってきます。
明日は明日で、クライアントさんはまた忙しく目の前のお客様に対応して1日を過ごしますので、流されてしまい、一段落したら夜更け、という繰り返しになりがちなのです。
それで私がさせていただいたのは、デッドラインをこちらではっきり決めて、毎日欠かさず催促のご連絡をすることです。
クライアントさんからは鬱陶しく感じられるかもしれませんが、遠慮してお待ちしていると、クライアントさんが望んでいる企画の達成が遅れてしまうばかりなので、クライアントさんの背中を思い切り押すようなことをし続けています。
クライアントさんがとった行動
デッドラインに間に合わせるために、これまでにクライアントさんがとってくださった行動は、たとえば…
在来線のホームでコンテンツの音声収録をした。
船で移動中に音声収録した。
車で営業に出ている間に(車のエンジンを完全に切って)車内で音声収録した。
新幹線の連結部分で音声収録に挑んだが、トンネルに遮られて切断ばかりで断念した…。
滑稽に思えるほどなかなか思い切った状況の中で、コンテンツ作成のデッドラインにご協力くださっています。
何もそこまでしなくても…と思われるかもしれません。けれどクライアントさんも理解してくださっているのは、「やらなきゃいけないのはわかってはいるけど、流れに任せてしまうと、ついつい先延ばししてズルズル遅れていってしまう」ということです。
今はできない、という後回しにする理由はいくらでもあるので、そこはねじ込んででも実行していかないと前には進めないのです。
そこで、担当させていただくこちらの側で常にきつめのスケジュールを組んでしまい、その都度遅れの出ないようにお声をかけ続けることになります。
スムーズなのはこの方法
現実にほぼ毎日欠かさずクライアントさんと何事かをやりとりして、決めて促して、の繰り返しです。クライアントさんとは距離的にかなり離れていますので、最近では昔ながらの？電話を使うことが増えています。もはやメッセージやメールより、直接お話する方が早いです。疑問点もその場で解消できて行き違いも防げます。
互いにそんなに都合を合わせて電話で打合せできる時間があるのか？と思われるかもしれません。
クライアントさんの活動を眺めると、お店のスタッフさんの出勤前や、外出の多いクライアントさんが出かける前の時刻なら、何かに遮られずお話できそうですよね。
そこで、朝8時くらいからお電話で打合せ、というのが最近のパターンです。朝話し合ったことに従って日中にメールやメッセージでご連絡しておくと、夜遅くにクライアントさんからご返信があることが多いです。
以前は昼間や夕方に電話していたのですが、お客様が来店するご商売のため、大事な内容を落ち着いて話し合いするには不向きだったため、朝に変えました。
そんなわけで、クライアントさんとのやりとりにおいては、デッドラインを自分で設定して、そのスケジュールに遅れが出ないように、クライアントさんに日々声をかけながら、ともに進ませていただいています。
常に忙しいクライアントさんとの連絡方法には、朝いちばんの電話ミーティングがおすすめです。
PS
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